Como sabés con anterioridad a la presentación de la ponencia que tenés 40 minutos para tu exposición y 10 minutos para contestar las preguntas del auditorio, ensayá tu presentación para estar seguro de cubrir los temas que te interesa compartir dentro del tiempo establecido. Tratá de ser dinámico y entretenido en tu exposición: los temas más arduos pueden ser atractivos cuando los transmite un buen comunicador.

El texto de una ponencia suele estar escrito para ser leído, no para ser comunicado oralmente. El público prefiere siempre escuchar al disertante y que éste le transmita los conceptos antes de que le lean un texto que puede leer solo. Evitá leer toda la ponencia para no perder la atención del auditorio; en su lugar, anotate boyas temáticas de lo que querés compartir y enfatizar de la ponencia y leé solo los ejemplos textuales si es necesario.

Una buena presentación no es la que más recursos tecnológicos utiliza, sino la que emplea bien la menor cantidad. Solo recurrí a la tecnología cuando consideres que puede aclarar o ayudarte a explicar un concepto; de lo contrario, es mejor no utilizarla porque distrae el foco de la atención de lo verdaderamente importante: lo que querés decir.

Si vas a utilizar una presentación proyectada, sea un PowerPoint o contenido audiovisual, recordá traerlos en un pen drive para no depender de la conexión a internet para poder presentar tu ponencia. Evitá usar la presentación solo como un ayuda memoria que leés mientras hacés tu presentación. El público no necesita que se la leas, necesita que comentes lo que ya puede ver en la pantalla y que le agregues valor. Cuando el foco de la atención es derivado a una proyección, sucede lo mismo que con la lectura: el protagonista deja de ser el ponente y lo que quiere compartir. Evitá la sobrecarga de información por diapositiva; cuidá que el texto sea suficientemente grande y claro para que lo lea un auditorio, y que los colores tengan buen contraste (no pongas fondo oscuro sobre oscuro o claro sobre claro).

El día de la presentación tendrás dos referentes en la sala: el/la Encargado/a de Sala y el/la Moderador/a.

Encargado/a de Sala: Será tu primer contacto con la organización del Congreso y te recibirá directamente en la sala. Además, te pedirá el pen drive con la presentación o el contenido a proyectar para darselo a los técnicos. Supervisará al Moderador/a en la cuenta del tiempo de exposición y será quien avise cuando haya que terminar la ponencia. Es la máxima autoridad en la Sala.

Moderador/a: Es el representante del Colegio en cada ponencia, se sentará con vos en el estrado y se encargará de presentar la ponencia, marcar los tiempos (exposición y preguntas) y coordinar las preguntas del auditorio al final de la ponencia.

Es muy recomendable verificar previamente la fecha, el horario y la sala asignada para tu ponencia. Una vez llegado el día, te proponemos estar 15 minutos antes del horario asignado en la sala en la que se presentará tu ponencia. De ese modo podrás hablar con el/la Encargado/a de Sala y con el/la Moderador/a que corresponda a tu ponencia para coordinar todos los detalles. Recordá que si llegás tarde, no se podrá extender el tiempo asignado a la ponencia, por respeto al próximo ponente y a los asistentes.

Para presentar la ponencia contás con 40 minutos más 10 minutos para contestar las preguntas del auditorio. Te recomendamos respetar estos tiempos porque recibir consultas durante la exposición puede interrumpir la lógica consecusión de los temas y, a diferencia de un curso o taller, en una ponencia es difícil que surjan dudas o consultas antes de que se arribe a las conclusiones finales.

Cuando ensayes la ponencia, observá si llega a los tiempos indicados. Si no fuera así, tené en cuenta que siempre es preferible que sobre tiempo a que falte. Si falta tiempo y no lográs exponer todo el contenido, no hay manera de solucionarlo: en un Congreso los tiempos deben respetarse estrictamente porque luego continúa otra ponencia. Si sobra tiempo, siempre se puede profundizar con más detalle en alguno de los temas abordados o dar más tiempo a la interacción con el auditorio. Si aún profundizando los temas sobra tiempo, se puede dar por finalizada la ponencia sin ningún inconveniente.

Uno de los comentarios más frecuentes del auditorio es que no se escucha; por eso, hablá con volumen y articulá las palabras sin apurarte. La distancia entre el micrófono y tu boca nunca debe ser mayor a cinco centímetros.